(in der Fassung vom 14.04.2019. Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwendet der folgende Text bei Funktionsbezeichnungen die männliche Form. Gleichwohl sind alle Regelungen geschlechtsneutral gemeint.)
Mit diesen Hinweisen informiert die Deutsche Hobie Cat Klassenvereinigung e.V. die Mitglieder und die Interessenten an einer Mitgliedschaft über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Beantragung und des Bestehens der Mitgliedschaft. Außerdem informieren wir hiermit über die den Mitgliedern nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Hiermit erfüllen wir die Informationspflichten aus Art 13 und 21 Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- Wer ist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich?
Verantwortlich ist die Deutsche Hobie Cat Klassenvereinigung e.V. (DHCKV), eingetragen im Vereinsregister beim Amtsgericht Hamburg Nr. 8233. Die DHCKV wird vom gesetzlichen Vorstand im Sinne des § 26 BGB vertreten: Vorsitzender, stellvertretender Vorsitzender und Sekretär.
- Wer ist Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutz?
Ansprechpartner ist der Sekretär unter der jeweiligen postalischen Adresse der Geschäftsstelle bzw. unter der Emailadresse sekretaer@hobie-kv.de. Bei der DHCKV haben weniger als zehn Personen Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Mitgliederdaten. Daher muss die DHCKV keinen Datenschutzbeauftragten bestellen.
- Welche Quellen und Datenkategorien werden im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeitet?
Die Deutsche Hobie Cat Klassenvereinigung e.V. (DHCKV) betreibt eine elektronische Mitgliederdatenverwaltung und eine elektronische Verwaltung der Regattaergebnisse und der jährlichen Ranglisten.
Die der Geschäftsstelle im Aufnahmeantrag übermittelten personenbezogenen Daten werden als Ausdruck in Papierform in der Geschäftsstelle aufbewahrt. Parallel dazu werden die Daten im Mitgliederverwaltungssystem elektronisch erfasst und gespeichert. Folgende Daten werden gespeichert, soweit sie mitgeteilt wurden:
Akad. Grad, Vorname, Name, Geschlecht, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, ggf. Ausland, Telefonnummer (Festnetz und Mobilnetz), Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Region im Sinne der regionalen Gliederung der DHCKV, Bankverbindung mit IBAN, BIC und Name der Bank, Name des Kontoinhabers, Segelverein, Datum des Beitritts zur DHCKV, Datum des Austritts aus der DHCKV, Austrittsgrund, Beitragsart (normale Mitgliedschaft, Mitgliedsbeitrag U21, Ehrenmitglied), ggf. Sperrvermerk für den Versand des Mitgliedermagazins (z.B. unbekannt verzogen oder Versand nicht gewünscht, wegen mehrerer Mitglieder in der Familie), Wiedervorlagetermine und –gründe für in der Zukunft liegende Ereignisse, Textfeld für dokumentationswürdige Informationen (z.B. Problem bei der postalischen Erreichbarkeit oder Säumnis des Mitgliedsbeitrag).
Gespeichert werden weiterhin die Regattaergebnisse der Mitglieder der DHCKV (Einzelläufe und Gesamtplatzierung) der Ranglistenveranstaltungen des Vereins, sowie die sich daraus ergebende Platzierung in der Jahresrangliste (bzw. in den verschiedenen Ranglisten, wenn bei Veranstaltungen z.B.in verschiedenen Altersklassen gestartet wurde).
- Wer verarbeitet welche Daten?
Die Erhebung und Speicherung der Mitgliederdaten im Mitgliederverwaltungssystem erfolgt durch den Sekretär in der Geschäftsstelle. Weitere Verarbeiter der Daten sind der Schatzmeister bei der Vorbereitung und Durchführung der Lastschriftläufe, der im Rahmen seiner Zuständigkeit Änderungen und Notizen bei den Bankverbindungsdaten erfasst und speichert. Volle Zugriffsrechte hat auch der EDV-Referent für die Wartung des Mitgliederverwaltungssystems und für die Erstellung der Jahres-Ranglisten. In das Regattaverwaltungssystem werden die Regattaergebnisse von der Sportreferentin und von den Regional-Commodores eingegeben.
- Was ist der Zweck der Verarbeitung der Daten?
Der Zweck liegt in der Erreichbarkeit der Mitglieder für die Übermittlung von Informationen (z.B. Mitgliedermagazin oder Rundbrief, Einladung zur Mitgliederversammlung, Rückfragen bei erfolglosem Versuch des Lastschrifteinzugs oder unzustellbaren Sendungen). Des Weiteren sind die Daten erforderlich zur Durchführung des Lastschrifteinzugs des Mitgliedsbeitrags. Es erfolgt die Übernahme von Name, Vorname und Geburtsjahr in das Programm zur Verwaltung der Regattaergebnisse und zur Erzeugung der Jahresranglisten. Es erfolgt die Veröffentlichung der Regattaergebnisse und der Jahresranglisten in der Vereinszeitschrift Raumschots und auf der homepage der DHCKV. Es erfolgt die Veröffentlichung von Name und der privaten Adressdaten der Vorstandsmitglieder im Mitgliedermagazin und auf der homepage der DHCKV. Es erfolgt auf Anfrage Übermittlung des Mitgliedsstatus für Teilnehmer an Europa- und Weltmeisterschaften an den europäischen und weltweiten Dachverband.
- Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung der Daten?
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt für die Erfüllung des Vertrags, dessen Vertragspartei das Mitglied ist.
- An wen werden die personenbezogenen Daten von der DHCKV weitergegeben?
Die DHCKV betreibt die Mitgliederdatenverwaltung auf einer Version der Vereinsmanager-Software der SEWOBE-GmbH mit Sitz in Augsburg. Die DHCKV benutzt per Internet-Fernzugriff eine angemietete Version der Datenbank. Ein Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung ist abgeschlossen.
Bei der Adressermittlung unbekannt verzogener Mitglieder erfolgt nach erfolglosen Kontaktversuchen durch den Sekretär als letztes Mittel die Beauftragung der Adressermittlung durch die HANS SOLDAN GmbH. Ein Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung ist abgeschlossen.
Die Deutsche Bank erhält die Namen und Bankverbindungsdaten für den SEPA-Lastschrifteinzug im Rahmen des bestehenden Geschäftskontos.
Die EHCA erhält vor europäischen Meisterschaften und Weltmeisterschaften auf Anfrage die Mitteilung, ob für eine gemeldete Person eine Mitgliedschaft in der DHCKV besteht.
- Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Die Daten der Mitglieder bleiben für die Dauer der bestehenden Mitgliedschaft komplett gespeichert. Nach Ablauf des Jahres, in dem die Mitgliedschaft beendet wurde, werden die Bankverbindungsdaten gelöscht. Die übrigen personenbezogenen Adress- und Kontaktdaten bleiben zwei weitere Jahre gespeichert, um bei einem Wiedereintritt in die DHCKV den historisierten Datensatz wieder aktivieren zu können oder um Forderungen klären und beitreiben zu können. Nach Ablauf dieser weiteren zwei Jahre werden die Daten gelöscht.
- Werden die Daten in ein Drittland übermittelt?
Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt nicht. Bei den unter Nr. 7 dargestellten Bestätigungen der Mitgliedschaft an die EHCA werden die zu überprüfenden Datensätze von der EHCA an die DHCKV übergeben. Seitens der DHCKV erfolgt nur ein bestätigender Eintrag, ob eine Mitgliedschaft besteht. Es werden aber keine Daten aus dem Mitgliederverwaltungssystem der DHCKV an die EHCA übergeben.
- Welche Datenschutzrechte haben die Mitglieder?
Jedes Mitglied hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschrecht gelten die Beschränkungen aus §§ 34, 35 BDSG-neu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Hamburg (Sitz des Vereinsregisters).
- Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten?
Ja, denn ohne die Angabe der Daten ist es der DHCKV nicht möglich ein vertragliches Mitgliedschaftsverhältnis mit einer Person einzugehen und zu unterhalten.
- Kann ein Mitglied der Verarbeitung der personenbezogenen Daten wiedersprechen?
Ja, aber bei einem Widerspruch wird durch den Sekretär geprüft, auf welche zwingend erforderlichen Mindestdaten die personenbezogenen Daten des Mitglieds reduziert werden können.
- Datenerhebung im Rahmen des Einsatzes und der Verwendung von GoogleAnalytics
Wir nutzen auf unserer Webseite Komponenten des Unternehmens Google. Unteranderem haben wir die Komponente Google Analytics installiert. Hierbei handelt es sich um einen Web-Analyse Dienst, der uns bei der Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besuchern unserer Webseite behilflich ist. Es wird ermittelt, von welcher Internetseite Sie unsere Webseite erreichen, welche Unterseiten von Ihnen aufgerufen werden und wie lange Sie diese Unterseiten betrachten. Die Erhebung der Daten erfolgt aufgrund eines berechtigten Interesses an der Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nur so können wir erkennen, wie wir unsere Webseite verbessern können, welche Waren und Dienstleistungen für Sie von Interesse sind und wie wir ein Erreichen unserer Webseite sicherstellen können.Betreibergesellschaft von Google Analytics ist die Google Inc., 1600 AmphitheatreParkway, Mountain View, CA 94043-1351, USA. Wir verwenden Google Analytics mit dem Zusatz „gat_anonymizelp“. Dieser Zusatz bewirkt, dass die von der betroffenen Person genutzte IP-Adresse gekürzt und anonymisiert wird, wenn der Zugriff aus einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder aus einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt.Die von Google veröffentlichte Datenrichtlinie, die unter https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ abrufbar ist, gibt Aufschluss über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch Google. Weitere Hinweise von Google zu Google Analytics können unter http://www.google.com/analytics/terms/de.html abgerufen werden. Eine Erklärung von Google Analytics kann unter folgendem Link abgerufen werden https://www.google.com/intl/de_de/analytics/. Zudem sind unterschiedliche Applikationen erhältlich, die es ermöglichen, eine Datenübermittlung an Google zu unterdrücken. Solche Applikationen können durch die betroffene Person genutzt werden, um eine Datenübermittlung an Google zu unterdrücken. Ein mögliches Programm kann unter folgendem Link heruntergeladen werden https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
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