Nachfolge für die Funktion des Sekretärs gesucht

Die Deutsche Hobie Cat Klassenvereinigung sucht eine Nachfolge für die Geschäftsstelle und zugleich Sekretär/in.

Bei dieser ehrenamtlichen Vorstandstätigkeit handelt es sich um eine zentrale Querschnittsfunktion, die mit allen Vorstandsmitgliedern Kontakt hat. Die Tätigkeiten umfassen im Wesentlichen

  • Protokollführung bei den Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen
  • Mitgliederverwaltung und das Veranlassen der Ehrungen der langjährigen Mitglieder und Vorstandsmitglieder
  • Schriftverkehr mit dem Registergericht und alle drei Jahre mit dem Finanzamt
  • Beantwortung von Anfragen an den Verein, die über die Kontaktfunktion auf der homepage eingehen bzw. die Weitergabe an zuständige andere Vorstandsmitglieder

Der/die Sekretär/in bildet zusammen mit dem Vorsitzenden und dem stellvertretenden Vorsitzenden Mitglied den gesetzlichen Vorstand im Sinne des BGB. Zwei dieser drei sind zusammen vertretungsberechtigt für den Verein.

Man braucht weder weitergehende kaufmännische noch besondere juristische Kenntnisse. Aber es ist hilfreich, wenn man bereit ist einen einfachen Vertrag oder eine kurze Satzung zu lesen und zu verstehen und wenn man keine Hemmung vor einer Tätigkeit am Schreibtisch hat. Grundkenntnisse in Word und Excel erleichtern die Arbeit. Für die Mitgliederverwaltung nutzen wir eine professionelle Web-Datenbank. Der Schriftverkehr seit Gründung der DHCKV ist auf einer DVD digital archiviert; aus den letzten Jahren auch auf Papier. Die verwendeten Dokumente sind als Muster und Vorlagen elektronisch vorhanden. Zusammen mit den vorhandenen Aufnahmeanträgen der aktiven Mitglieder, der Kündigungen der letzten zwei Jahre, dem üblichen Büromaterial, ein paar Werbeartikel für die Öffentlichkeitsarbeit und Krimskrams kommt ein Umfang von ca. zwei Umzugskartons zusammen, was übernommen werden sollte.

Abgesehen von den jährlich zwei Vorstandssitzungen (einmal am selben Wochenende wie die Mitgliederversammlung) erfolgt eine selbstständige freie Zeiteinteilung. Mit ca. 1 Stunde pro Woche ist das im Durchschnitt gut zu machen. Vor- und Nachbereitung der Sitzungen nehmen naturgemäß mehr Zeit in Anspruch; dafür gibt es auch mal ruhige Zeiten. Die Kosten für Büromaterial, Beschaffungen, Porto, Gebühren usw. trägt selbstverständlich die Klassenvereinigung. Wenn die PC-Ausstattung nicht ausreichend tauglich ist, so gibt es auch dafür finanzielle Möglichkeiten.

Der bisherige Sekretär möchte nach 20 Jahren bei der Mitgliederversammlung im Frühjahr 2021 gerne die Geschäfte in neue Hände übergeben. Natürlich werden eine umfassende und geordnete Übergabe und Einarbeitung erfolgen. Und anschließend wird er im Hintergrund bei Fragen helfend zur Verfügung zu stehen.

Interesse? Oder zunächst nur mal Fragen? Dann melde Dich bitte beim Vorsitzenden Knud Jansen (vorsitzender@hobie-kv.de) oder beim amtierenden Sekretär Steffen Diebold (sekretaer@hobie-kv.de).

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